Cách thức xử lý thông tin cá nhân là văn bản có chứa quy định về thủ tục và phương thức thu thập, lưu giữ, sử dụng và cung cấp thông tin cá nhân của công ty hoặc tổ chức. Điều này đảm bảo tính minh bạch trong việc bảo vệ thông tin cá nhân của chủ thể thông tin và cần phải được soạn thảo một cách thiết yếu để tuân thủ các yêu cầu pháp lý.
Công ty InfoPlus (sau đây gọi là “công ty”) tuân thủ luật bảo vệ thông tin cá nhân, chỉ định cách thức xử lý thông tin cá nhân theo pháp lệnh có liên quan và đang cố gắng hết sức để bảo vệ quyền lợi của người sử dụng.Dưới đây là nội dung về cách thức xử lý thông tin cá nhân của Công ty:
1. Hạng mục thu thập và mục đích xử lý thông tin cá nhân
| Thời điểm thu thập | Mục đích xử lý | Hạng mục thu thập |
| Khi đăng ký tuyển dụng trên trang Web của Công ty | Quản lý ứng viên, tiến hành tuyển dụng, lưu lại thông báo quan tâm, câu hỏi tuyển dụng và sự giao tiếp trôi chảy với ứng viên | Tên, địa chỉ email. Số điện thoại, giới tính, nội/ ngoại quốc, kiểm tra thông tin nhập trùng lặp (DI) |
| Thời điểm tuyển dụng
|
Kiểm tra tình hình tuyển dụng, quản lý hỗ trợ tuyển dụng, lưu trữ thông báo quan tâm, tiến hành tuyển dụng, sửa đơn xin việc, xác nhận điều kiện tư cách, xác nhận trúng tuyển, cách thức giao tiếp với ứng viên và quản lý ưu đãi tuyển dụng người khuyết tật và phương pháp phục hồi nghề nghiệp |
[Cần có] Tên, mật khẩu kiểm tra, địa chỉ email, số điện thoại, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc gia, học lực( Tên trường, năm nhập học/ tốt nghiệp, chuyên ngành, chi tiết chuyên ngành, thành tích, phân loại tốt nghiệp), Kinh nghiệm( tên công ty, công việc, chức vụ, bộ phận, thời gian làm việc/tương ứng) Nghĩa vụ quân sự (nếu có), đãi ngộ (theo đối tượng), kết quả kiểm tra mã hóa (theo đối tượng) kết quả phỏng vấn (theo đối tượng), kết quả kiểm tra tính cách (theo đối tượng), tư cách/ ngôn ngữ học (hạng mục, cấp bậc, điểm số, ngày nhận/ nếu có), tài liệu cần bổ sung (nếu có). [ Lựa chọn] Hạng mục trở ngại (theo đối tượng).
|
| Khi tiếp nhận đề án hợp tác (Dịch vụ InfoERP/ CM) | Tiếp nhận đề án hợp tác và trả lời kết quả xử lý | Tên công ty, người đề nghị, số điện thoại, địa chỉ email, địa chỉ trang web( trong trường hợp đề nghị cần có) số fax (trong trường hợp đề nghị cần có) |
| Khi đăng ký sử dụng thử dịch vụ và khi sử dụng dịch vụ (Dịch vụ InfoERP/ CMS) | Đăng ký sử dụng thử dịch vụ và trả lời kết quả xử lý, thiết lập và thực hiện hợp đồng sử dụng dịch vụ của khách hàng;
Ứng dụng trong marketing và quảng cáo của khách hàng |
Tên, số liên hệ, địa chỉ email; |
| Khi tiếp nhận cuộc họp IR | Xác nhận bản thân và đảm bảo sự giao tiếp suôn sẻ theo đơn đăng ký họp IR | Tên công ty, tên, chức vụ, email, địa chỉ liên hệ của người đăng ký và khách truy cập (người đồng hành). |
Trong quá trình sử dụng dịch vụ hoặc xử lý dự án, các thông tin sau đây có thể được tự động tạo ra và thu thập
Loại trình duyệt và hệ điều hành của người dùng, ghi chép truy cập (IP Address, thời gian đăng nhập)
Công ty thu thập thông tin cá nhân bằng phương pháp nhập thông tin của người sử dụng thông qua tài liệu trên trang chủ (https://www.infoplusvn.com ) và đôi khi có thể thu thập một phần thông tin qua email hoặc tài liệu giấy được in ra.
2. Cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ 3
Công ty sử dụng thông tin cá nhân trong phạm vi được thông báo trong mục “1. Mục đích xử lý và hạng mục thu thập thông tin cá nhân”, nếu không có sự đồng ý trước của chủ thể thông tin thì sẽ không sử dụng quá phạm vi hoặc về nguyên tắc không công khai thông tin cá nhân ra bên ngoài. Tuy nhiên, trường hợp dưới đây là ngoại lệ:
- Trường hợp chủ thể thông tin đồng ý trước đó
- Trường hợp có yêu cầu của cơ quan điều tra theo quy định của pháp lệnh, hoặc theo thủ tục, phương thức quy định tại pháp lệnh cho mục đích điều tra.
Đôi khi, có thể đưa ra đề nghị xin việc cho ứng viên có quan hệ đặc biệt với công ty (công ty con, các chi nhánh, v.v.). Trong trường hợp này nhất định phải liên hệ riêng với ứng viên trước, sau khi ứng viên đồng ý thì chuyển hồ sơ vào công ty.
3. Thời gian lưu trữ và xử lý thông tin
Xử lý và lưu trữ thông tin cá nhân trong thời gian sử dụng/ sở hữu thông tin cá nhân nhận được sự đồng ý từ chủ thể thông tin, về nguyên tắc nếu đạt được mục đích xử lý thông tin cá nhân thì hủy bỏ ngay lập tức.
Tuy nhiên, thông tin cá nhân của ứng viên được lưu trữ trong hồ sơ nhân lực của công ty trong 5 năm và được sử dụng để tuyển dụng thường xuyên trong hồ sơ nhân lực tương ứng. Trường hợp ứng viên muốn xóa thông tin cá nhân, thông tin sẽ được xóa ngay lập tức.
4. Phương pháp và thủ tục hủy thông tin cá nhân
Về nguyên tắc thông tin cá nhân nếu đạt được mục đích xử lý thông tin cá nhân thì sẽ hủy bỏ ngay lập tức. Thủ tục và phương pháp hủy thông tin cá nhân của công ty như sau.
Thủ tục hủy bỏ:
- Thông tin mà chủ thể thông tin nhập vào sẽ được chuyển đến một DB riêng sau khi đạt được mục đích (trong trường hợp giấy tờ riêng) theo phương châm nội bộ (trong trường hợp giấy tờ riêng) và lý do bảo quản theo pháp lệnh liên quan khác ( tham khảo mục 4. Thời hạn xử lý và lưu giữ thông tin cá nhân) thì sẽ bị hủy sau một thời gian nhất định.
- Thông tin cá nhân này không được sử dụng cho mục đích khác ngoài trường hợp được giữ bởi luật pháp
Cách hủy bỏ:
- Thông tin cá nhân in trên giấy được nghiền nát bằng máy nghiền hoặc đốt cháy.
- Thông tin cá nhân được lưu dưới dạng file điện tử sử dụng phương pháp kỹ thuật không thể phát lại ghi chép để xóa dữ liệu.
5. Quyền lợi, nghĩa vụ và phương pháp thực hiện của chủ thể thông tin.
Chủ thể thông tin có thể kiểm tra hoặc sửa đổi thông tin cá nhân của bản thân đã đăng ký bất cứ lúc nào và cũng có thể yêu cầu xóa thông tin và ngừng xử lý. Nếu bạn muốn xóa hoặc ngừng xử lý thông tin, vui lòng liên hệ với người chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân qua email và sẽ được xử lý ngay lập tức.
6. Biện pháp đảm bảo an toàn thông tin cá nhân
Công ty đang tìm kiếm biện pháp bảo vệ như sau để đảm bảo an toàn để thông tin cá nhân không bị mất, đánh cắp, rò rỉ, biến dạng hoặc làm hỏng trong việc xử lý thông tin cá nhân.
6.1. Biện pháp quản lý
Lập/ thực hiện kế hoạch quản lý nội bộ, đào tạo người xử lý định kỳ, v.v.
6.2. Quản lý kỹ thuật, quản lý quyền truy cập, cài đặt hệ thống kiểm soát truy cập, mã hóa thông tin cá nhân chính và cài đặt chương trình bảo mật của hệ thống xử lý thông tin cá nhân.
6.3. Xử lý về mặt vật lý
Kiểm soát truy cập phòng máy tính, phòng lưu trữ tài liệu v.v.
7. Người chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân và số liên hệ
Người dùng có thể báo cáo tất cả các khiếu nại liên quan đến bảo mật thông tin cá nhân phát sinh trong quá trình sử dụng trang chủ của bạn cho người chịu trách nhiệm bảo mật thông tin cá nhân. Công ty sẽ nhanh chóng đưa ra câu trả lời đầy đủ về nội dung khai báo của người dùng.
| Người chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân và số liên hệ | |
| Người chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân về tuyển dụng và trúng tuyển | Người chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân của đề án hợp tác và đối tác |
| Tên: Vũ Yến Phương
Bộ phận: Human Resources Chức vụ: Trưởng phòng Nhân sự Mail: tuyendung@infoplusvn.com |
Tên: Kim KiMun
Bộ phận: InfoInfra Chức vụ: Trưởng Bộ phận |
8. Khác
Chúng tôi xin thông báo rằng “chính sách xử lý thông tin cá nhân của công ty InfoPlus” không được áp dụng đối với hành vi thu thập thông tin cá nhân của các trang web liên kết trên trang chủ này.
Đối với việc tuyển dụng do InfoPlus và các công ty con cùng thực hiện chính sách xử lý thông tin cá nhân sẽ theo InfoPlus và từng công ty con.
9. Thay đổi chính sách xử lý thông tin cá nhân
Khi có sửa đổi, xóa, bổ sung nội dung của chính sách xử lý thông tin cá nhân hiện tại, sẽ thông báo thông qua “nội dung thông báo” trên trang chủ ít nhất 7 ngày trước khi sửa đổi. Tuy nhiên, trường hợp có sự thay đổi quan trọng về quyền lợi của người sử dụng như thu thập và sử dụng thông tin cá nhân, cung cấp cho bên thứ 3 thì phải thông báo trước ít nhất 30 ngày.
Ngày thông báo: 30.09.2023
Ngày phát hành: 01.10.2023
